Obecnie na rynku mamy bardzo dużą ilość programów do fakturowania. Dziś chciałbym spróbować odpowiedzieć na pytanie jaki program wybrać dla jakiej firmy.
Określenie potrzeb
Przed wyborem odpowiedniego programu należy odpowiedzieć na pytanie do czego będzie nam on potrzebny czyli jakie powinien posiadać funkcje. Na rynku mały i średni przedsiębiorca może wybierać od małych i darmowych aplikacji służących tylko i wyłącznie do fakturowania do olbrzymich „kombajnów” posiadających moduł gospodarki magazynowej oraz opcje zarządzania firmą. Określenie potrzeb na wstępie poszukiwania programu jest bardzo ważne, ponieważ już na samym początku będziemy konkretnie ukierunkowani na dany typ programu. Poza tym kupując produkt i nie wykorzystując jego możliwości poniekąd wyrzucamy część pieniędzy wydanych na jego zakup. Nie należy tu także minimalizować i kupować lub decydować się na najtańszy czy tez darmowy program, który nie będzie posiadał pewnych funkcji, które okażą się nam później bardzo potrzebne.
Design i intuicyjność
Według mnie każdy program wykorzystywany czy to firmie czy też prywatnie powinien być jak najbardziej funkcjonalny, a jego obsługa intuicyjna. Program do faktur powinien „pomagać” użytkownikowi szybko i sprawnie wystawić dokument. Czas jest dziś jednym najważniejszych zasobów. Szybkie wystawienie faktury VAT procentuje oszczędnością czasu, który pracownik może wykorzystać w inny pożyteczny sposób. Funkcje programu, które zdecydowanie skracają wypisywanie faktur to baza klientów lub definiowanie faktur. Program do fakturowania powinien też wskazywać błędy zaczynając od tych związanych z pisownią wyrazów a skończywszy na bardziej skomplikowanych.
Wizerunek firmy
Obecnie w prawie każdej gałęzi gospodarki panuje duża konkurencja. Faktura VAT jest dokumentem, który przekazuje się klientowi. Przed zakupem programu do faktur należy zwrócić uwagę na estetykę drukowanych dokumentów. „Ładna” faktura pozytywnie świadczy o firmie i jej właścicielu, wielu klientów podświadomie zwraca uwagę na takie z pozoru mało istotne kwestie. Wiele programów posiada także opcje dodania logotypu firmy do wystawianych faktur.
Przetestowanie
Zanim zdecydujemy się na zakup konkretnego produktu możemy wiele z nich bezpłatnie przetestować. Większość producentów umożliwia bezpłatne pobranie i instalacje dema produktu. Są one z reguły ograniczone poprzez ilość faktur jaką możemy wystawić lub czasowo np. możemy korzystać z programu tylko przez miesiąc. W czasie testów powinniśmy zwrócić uwagę na wyżej wymienione funkcje a także cenę programu w stosunku do jego możliwości.
Technical Support
Kolejną kwestią, którą chcę poruszyć jest tzw. wsparcie techniczne czyli technical support. W czasie użytkowania dowolnego programu możemy się natknąć na pewne problemy, z którymi nie będziemy sobie mogli poradzić sami. Niektórzy producenci pozostawią nas z plikiem pomocy wbudowanym w program, inni odeślą nas na podstroję FAQ (ang. Frequently Asked Questions). Jest jednak grupa producentów oprogramowania, która profesjonalnie traktuje swoich klientów i umożliwia kontakt pocztą elektroniczną a nawet telefoniczny. I tu także pojawia się podział na tych, którzy pomagają bezpłatnie swoim klientom i tych producentów, którzy każą sobie płacić za opiekę nad użytkownikiem. Wybierając program dla swojej firmy czasami lepiej wybrać taki z mniejszą ilością funkcji i wsparciem technicznym niż ten bardziej rozbudowany a nie pozostawiający klienta samemu sobie.
Migracja
Większość producentów programów do faktur udostępnia kilka pakietów, jakie możemy zakupić. Różnią się one oczywiście ceną oraz funkcjami, które posiadają. Niektóre różnią się tylko i wyłącznie limitem faktur możliwych do wypisania w danym miesiącu lub roku. Firmy, które od kilku lat prowadzą swoją działalność, wiedzą jakie potrzeby mają wobec programu do fakturowania oraz jaką ilość klientów obsługują. Właściciele nowopowstałych przedsiębiorstw muszą częściowo przewidywać ile faktur będą wypisywać miesięcznie. Jeżeli wyższy pakiet oprogramowania nie jest znacząco droższy można się na niego zdecydować w przypadku, gdy przewidujemy zwiększenie ilości klientów lub rozwój niosący ze sobą nowe potrzeby wobec takiego oprogramowania (np. faktury obcojęzyczne w przypadku ekspansji firmy na inne kraje). Możemy także zdecydować się na zakup podstawowego pakietu, kiedy wiemy, że producent za odpowiednią opłatą umożliwia migrację do wyższego pakietu.
Bezpieczeństwo
Na końcu chciałbym poruszyć jedną z najważniejszych spraw – bezpieczeństwo. Wypisując faktury VAT używamy bardzo poufnych informacji dotyczących zarówno nas samych jak i naszych klientów. Na pewno nie chcemy by takie dane jak numer REGON, NIP czy adres firmy zostały użyte przez osoby nie powołane to tego. Przy wyborze programu do fakturowania powinniśmy się dokładnie dowiedzieć jak wygląda kwestia bezpieczeństwa danych.
Czym zajmuje się biuro rachunkowe? Tego typu biuro zajmuje się na ogół prowadzeniem księgowości firm, które zgłaszają się do nich. Ponadto prowadzą one sprawy rachunkowe i finansowe danego przedsiębiorstwa, czuwają nad corocznym rozliczeniem finansowym i nad budżetem danej firmy i udostępniają firmie program do wystawiania faktur VAT.
